Євген Сільверстов має значний досвід у сфері державних закупівель. Він працював у ДУ «Професійні закупівлі» та ДП «Медичні закупівлі України». Нині він організує закупівлі для батальйонної тактичної групи однієї з бригад десантно-штурмових військ, де досяг помітних результатів у проведенні конкурентних торгів із суттєвими знижками та розрахунками після поставки товару.
Під час воєнного стану держава дозволила військовим замовникам проводити закупівлі без дотримання стандартних процедур. Багато установ скористалися цією можливістю для прямих закупівель у обраних постачальників за найвищими цінами. Натомість Сільверстов обрав інший шлях – розробив власну систему конкурентного відбору постачальників.
Когда він прибув на службу, виявилося, що документів і настанов щодо закупівель без електронної системи Прозорро не існувало. Довелося створити власні процедури та правила. Основним методом став запит комерційних пропозицій через електронну пошту.
Процес розпочинається з формування конкурсної документації, яка включає оголошення про закупівлю з основними умовами, технічні вимоги до товару та форму для заповнення комерційної пропозиції. Список потенційних постачальників Сільверстов формує з бази даних Прозорро, а також шукає компанії на сайтах маркетплейсів – Prom, HotLine, OLX та навіть у соціальних мережах.
Постачальники надсилають заповнені форми з описом товару та його характеристик. За необхідності Сільверстов розсилає уточнюючі запити з оновленою документацією. Процедура може включати один або два раунди надання цінових пропозицій.
Після отримання всіх пропозицій він разом з представником підрозділу оцінює їх відповідність технічним вимогам, починаючи з найнижчої ціни. За результатами складається акт розгляду цінових пропозицій, у якому зазначаються назви компаній, ціни за одиницю та обґрунтування вибору постачальника.
Сільверстов наголошує на важливості широкого охоплення потенційних учасників. Чим більше компаній отримають інформацію про закупівлю, тим вищі шанси отримати кращу пропозицію за ціною, якістю та умовами поставки. Його організація вимагає роботи за договором, оплати з розрахункового рахунку та розрахунків виключно після поставки товару без передоплат.
Наприкінці жовтня завершився важливий етап роботи. За кілька місяців було укладено більше 30 договорів, товари отримані та оплачені. На один конкурсний відбір у середньому надходило 5,8 пропозицій від учасників, які відповідали вимогам. На закупівлю бензопил та генераторів подали пропозиції 13 компаній, на ноутбуки та планшети – 15, на автомобільні шини, акумулятори та пам'ятні нагородні монети – по 8 учасників.
Оскільки очікуваної вартості тендеру не було, Сільверстов використовує інший показник ефективності – різницю між мінімальною ціною контракту та середньою ціною всіх пропозицій. У середньому мінімальна ціна контракту виявилася на 22,6% нижча за середню ціну пропозицій учасників конкурсного відбору.
Конкретні приклади демонструють результативність такого підходу. Дизельні генератори потужністю 5 кВт EnerSol SKD-5EB придбані за 39 900 гривень – на 17% нижче ринкової ціни, незважаючи на дефіцит генераторів на ринку та звичайну вимогу постачальників щодо передоплати. Портативні радіостанції Motorola Portable radio DP4401E з повним комплектом обладнання коштували 19 990 гривень за одиницю – на 18% дешевше від ринкової ціни. Твердопаливні печі обійшлися в 4000 гривень, що на 30% дешевше аналогічних пропозицій. Акумуляторні батареї для вантажних автомобілів 6СТ 190 KBK виробництва Словенії придбані по 4400 гривень – на 25% дешевше середньої ринкової ціни.
Сільверстов пояснює успіх чіткою, стандартизованою процедурою закупівлі та коректними технічними вимогами. Важливу роль відіграють якісна комунікація та висока конкуренція. Остання дозволяє досягати нижчих цін навіть коли постачальники не бачать один одного та не змагаються на аукціоні.
Колеги дивуються, як йому вдається закуповувати великі обсяги товарів на суттєві суми з розрахунками після поставки, адже постачальники зазвичай вимагають авансу або передоплати. Сільверстов вказує на два ключові фактори: отримання довіри до себе та своєї організації, а також пошук постачальників, готових працювати на таких умовах.
Постачальник оцінює партнера за формальними та неформальними ознаками – як людина спілкується голосом та в переписці, наскільки конкретно формулює вимоги, системно підходить до процесу закупівель. Юристи можуть перевірити організацію за базами даних, дізнатися про історію закупівель та наявність судових позовів. Якщо організація відома та не має негативної репутації, це спрощує переговори. Якщо ж замовник малознаний, вся увага буде спрямована на особистість керівника закупівель.
Сільверстов пропонує низку практичних рекомендацій. По-перше, необхідно максимально розширювати охоплення потенційних постачальників. Завжди знайдуться ті, хто погодиться працювати на запропонованих умовах. Він використовує бази даних з Прозорро, надаючи пріоритет компаніям з багатьма договорами на платформі, оскільки вони мають досвід роботи з державними замовниками. Часто відправляє листи постачальникам, знайденим в інтернеті, хоча вони потребують більше переконування.
По-друге, слід дотримуватися правил комунікації. У листах та розмовах необхідно називати своє ім'я та прізвище, назву організації та посаду. Електронна адреса та облікові записи мають бути офіційними та професійними.
По-третє, важливо демонструвати системний підхід. Коли постачальник отримує пакет тендерної документації з чіткою інструкцією, він розуміє, що має справу з професіоналом, що додає довіри.
По-четверте, вимоги мають бути зрозумілими та конкретними. Розпливчасті формулювання відштовхують потенційних партнерів, які побоюються розбіжностей у розумінні результату на етапі поставки та можливих проблем з оплатою.
По-п'яте, необхідно чітко артикулювати умови закупівлі. Сільверстов відразу озвучує, на яких умовах його організація платить, щоб з'ясувати прийнятність для учасника без витрати часу. Він не піддається тиску постачальників, які намагаються нав'язати свої умови, посилаючись на дефіцит товару або звичайну практику.
По-шосте, переговори мають бути переконливими. Краще відразу відрізати неприйнятні варіанти, але негайно наводити аргументи: наявність коштів на рахунках, швидкість платежів, наявність бюджету, гарантія отримання коштів після прийняття товару. Важливо розуміти постачальника, багато з яких мали негативний досвід з державними замовниками.
Наостанок, слід підтримувати репутацію надійного платника. Постачальник має швидко отримати кошти. Необхідно контролювати рух платіжних документів у своїй організації до самої оплати та включатися, коли виникають перепони.